Hinweisgebersystem
Meldekanäle
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Whistleblower-Telefonhotline unter: 0049 / 160 / 96210839 (Montag - Freitag von 08.30 - 17.00 Uhr, außer an Feiertagen) |
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Per E-Mail an: compliance@atarax.de |
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Über ein Hinweisgeber-Portal mit Kontaktformular: |
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Schriftliche Meldung auf dem Postweg an: |
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Auf Anfrage des Hinweisgebers ist es über diese Kanäle auch möglich, innerhalb eines angemessenen Zeitraums im Rahmen eines vertraulichen persönlichen Treffens eine Meldung zu erstatten. |
Verfahrensordnung zum Beschwerdeverfahren gemäß § 8 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)
I. Zweck und Anwendungsbereich
Das Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten zur Vermeidung von Menschenrechtsverletzungen in Lieferketten (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz – LkSG), welches am 01.01.2023 in Kraft getreten ist, soll Menschenrechte und Umwelt in der globalen Wirtschaft besser schützen.
Um diesen Zielen gerecht zu werden, haben wir ein wirksames Beschwerdeverfahren nach dem § 8 LkSG eingerichtet. So sollen Verstöße gegen das LkSG möglichst vermieden beziehungsweise frühzeitig erkannt werden, um mögliche negative Folgen für Betroffene zu vermeiden.
Über das Beschwerdeverfahren können Geschäftspartner, Kunden und sonstige Dritte insbesondere Hinweise auf Verletzungen von menschenrechtlichen und umweltbezogenen Pflichten und die damit einhergehenden Risiken geben, auf Wunsch auch anonym.
Zu den menschenrechtlichen Pflichten zählen hier unter anderem das Verbot von Kinderarbeit, der Schutz vor Sklaverei und auch das Verbot der Missachtung des Arbeitsschutzes. Zu den umweltbezogenen Aspekten gehören zum einen Stoffe, welche eine Gefährdung von Menschen und Umwelt darstellen und zum anderen Handlungen oder Umstände, die unter Umständen zu Verletzungen von Menschenrechten führen können.
Im Folgenden haben wir durch eine Verfahrensordnung die Meldekanäle, die Zuständigkeiten sowie den genauen Ablauf einer Meldung beschrieben.
II. Meldekanäle
Um den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeber und Betroffene zu garantieren, haben wir eine unabhängige Vertrauensstelle eingerichtet, die atarax Unternehmensgruppe.
Zur vollständigen Wahrung der Vertraulichkeit, stehen folgende Kommunikationswege zur Verfügung:
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Whistleblower-Telefonhotline unter: 0049 / 160 / 96210839 (Montag - Freitag von 08.30 - 17.00 Uhr, außer an Feiertagen) |
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Per E-Mail an: compliance@atarax.de |
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Über ein Hinweisgeber-Portal mit Kontaktformular: |
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Schriftliche Meldung auf dem Postweg an: |
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Auf Anfrage des Hinweisgebers ist es über diese Kanäle auch möglich, innerhalb eines angemessenen Zeitraums im Rahmen eines vertraulichen persönlichen Treffens eine Meldung zu erstatten. |
III. Verfahren
Im Folgenden möchten wir den genauen Ablauf einer Meldung darlegen.
a) Eingang des Hinweises
Nach Eingang der Meldung erhält die hinweisgebende Person fristgerecht eine Eingangsbestätigung durch die Meldestelle. Dies gilt auch für den Fall einer anonymen Meldung über den Postweg, sofern ein zur Abgabe von anonymen Meldungen vorgesehener Meldekanal, wie z. B. über einen Dritten (Anwalt bzw. beauftragte Person) genutzt wird oder eine anderweitige anonyme Kontaktmöglichkeit hinterlassen wird.
b) Prüfung, Sachverhaltsaufklärung und Abhilfemaßnahmen
Im Anschluss daran wird die Meldung sorgfältig auf ihre Plausibilität geprüft. Sollten weitere Informationen notwendig sein, wird die Meldestelle, sofern möglich, mit der hinweisgebenden Person in Kontakt treten, um weitere Informationen zu erlangen.
Bei Vorliegen konkreter Anhaltspunkte für einen Verstoß werden gegebenenfalls eine interne Untersuchung sowie möglicherweise weitere entsprechende Folge- bzw. Abhilfemaßnahmen (z. B. Verbesserung interne Prozesse) eingeleitet.
Die Informationen werden im Rahmen eines fairen und vertraulichen Prozesses, insbesondere im Hinblick auf die Identität der hinweisgebenden Person, sowie unter Wahrung datenschutzrechtlicher Belange bearbeitet. Ferner wird der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit beachtet.
Eine Benachteiligung oder Bestrafung der hinweisgebenden Person aufgrund einer Beschwerde über einen tatsächlichen oder vermuteten Verstoß wird grundsätzlich nicht geduldet. Zu diesem Zwecke haben wir insbesondere eine unabhängige Meldestelle und die Möglichkeit, eine anonyme Meldung abzugeben, eingerichtet.
Mit den hinweisgebenden Personen wird, sofern möglich, entsprechend der jeweils gesetzlichen Vorgaben Kontakt gehalten und gegebenenfalls der Sachverhalt erörtert. Zudem werden die Hinweisgebenden fristgerecht über den Gang des Verfahrens unterrichtet.
Eine Weitergabe mitgeteilter Informationen erfolgt nur an diejenigen Personen, die hiermit zur Bearbeitung der Meldung befasst sein müssen, soweit dies zur Sachverhaltsermittlung zwingend erforderlich ist.
Alle eingehenden Hinweise werden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen dokumentiert, aufbewahrt und gelöscht.
c) Wirksamkeitskontrolle
Unser Beschwerdeverfahren wird regelmäßig hinsichtlich seiner Wirksamkeit geprüft und bei Bedarf verbessert.
Transparenz- und Informationspflichten für Hinweisgebende sowie sonstige am Sachverhalt beteiligte Personen im Rahmen des Hinweisgebersystems nach der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)
Mit diesem Dokument informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die ORTLIEB Sportartikel GmbH sowie aller teilnehmenden Unternehmen und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.
Verantwortliche Stelle/Datenschutz
Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist das jeweils teilnehmende Unternehmen, auf das sich die Meldung bezieht.
ORTLIEB Sportartikel GmbH
Rainstr. 6
91560 Heilsbronn
Telefon: +49 (0)9872-800-0
E-Mail: info@ortlieb.com
Kontakt Datenschutz
datenschutz@ortlieb.com
Wenn Sie eine Meldung über unser Hinweisgebersystem machen, werden die Ihrerseits angegebenen personenbezogenen Daten verarbeitet, um Ihren Hinweis bearbeiten und gegebenenfalls weitere Maßnahmen ergreifen zu können. Sie haben grundsätzlich die Möglichkeit, anonyme Meldungen durchzuführen. Welche personenbezogenen Daten demnach verarbeitet werden, hängt vom Inhalt Ihrer Meldung ab.
Wir können Ihre personenbezogenen Daten im Falle, dass Sie eine beschuldigte oder sonstige am Sachverhalt beteiligte Person sind, verarbeiten, um die über das Hinweisgebersystem gemachte Meldung zu prüfen und die mutmaßlichen Compliance- und Rechtsverstöße zu untersuchen. Welche Daten hierbei verarbeitet werden, kommt im Einzelfall auf die jeweilige konkrete Meldung an und auch darauf, welche Angaben z. B. eine hinweisgebende Person über Sie gemacht hat. Möglicherweise können hierbei beispielsweise folgende Daten verarbeitet werden:
- Kontaktdaten (etwa private Anschrift, ggf. Mobil-, Festnetznummer, E-Mail-Adresse)
- Stammdaten (Name, Vorname, Namenszusätze, Geburtsdatum)
- Fotos/Video-Aufnahmen
- Zeiterfassungsdaten
- Besondere Arten personenbezogener Daten:
- Gesundheitsdaten
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten werden die Bestimmungen der DS-GVO, des BDSG und aller weiterer rechtlicher Bestimmungen (wie beispielsweise BetrVG, ArbZG etc.) stets eingehalten.
Wenn Sie eine meldende Person sind, erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund Ihrer freiwilligen Angaben sowie im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften nach dem Hinweisgeberschutzgesetz, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a, lit. c DS-GVO i. V. m. § 10 HinSchG und im Falle, dass Sie bei uns beschäftigt sind, gemäß Art. 88 DS-GVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG. Sofern wir das Hinweisgebersystem zur Verfügung stellen, ohne hierzu gesetzlich verpflichtet zu sein, erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO.
Im Übrigen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten als betroffene Person, sofern dies zur Wahrung berechtigter Interessen des Unternehmens bzw. eines Dritten erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f, lit. c DS-GVO i. V. m. § 10 HinSchG bzw. § 130 OWiG). Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zur Prävention und Aufdeckung von Verstößen und Missständen, welche über das Hinweisgebersystem gemeldet werden. Zudem erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, soweit dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen notwendig ist.
Speicherdauer der Daten
Sobald Ihre Daten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine weitergehenden Aufbewahrungspflichten bestehen, werden diese gelöscht.
Empfänger der Daten/Kategorien von Empfängern
In unserem Unternehmen sorgen wir dafür, dass nur die Personen Ihre Daten erhalten, die diese zur Bearbeitung des über das Hinweisgebersystem eingereichten Hinweises benötigen.
Die interne Meldestelle wird von atarax übernommen. Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten finden Sie unter https://www.atarax.de/de/datenschutz.
Ferner unterstützen in bestimmten Fällen Dienstleister (z. B. IT-Dienstleister), bei der Erfüllung unserer Aufgaben. Mit allen Dienstleistern wurde das notwendige datenschutzrechtliche Vertragswerk abgeschlossen.
Je nach Zuständigkeitsschwerpunkt der Meldung sowie zur effektiven Einleitung von Folgemaßnahmen werden die personenbezogenen Daten gegebenenfalls an unsere entsprechend zuständigen Fachabteilungen weitergegeben.
Des Weiteren sind wir in gesetzlich vorgeschriebenen Fällen verpflichtet, bestimmte Informationen an Stellen zu übermitteln, wie z. B. Ermittlungsbehörden.
Drittlandübermittlung/Drittlandübermittlungsabsicht
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums) findet nur statt, soweit dies zur Bearbeitung der Meldung zwingend erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns dazu Ihre Einwilligung erteilt haben.
Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten (derzeit) an keinen Dienstleister oder an Konzernunternehmen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums.
Rechte der betroffenen Personen
Die Rechte für Sie als betroffene Person sind in den Art. 15 – 22 DS-GVO normiert.
Dies umfasst:
- Das Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO)
- Das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)
- Das Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO)
- Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
- Das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO)
- Das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
Soweit Sie freiwillig Daten als meldende Person angegeben haben, können Sie die Einwilligung für eine etwaige Datenverarbeitung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Um die Einwilligung zu widerrufen und die übrigen Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an: compliance@atarax.de. Gleiches gilt, wenn Sie Fragen zur Datenverarbeitung in unserem Unternehmen haben. Zudem können Sie Beschwerde gegen die Datenverarbeitung bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einlegen.
Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Automatisierte Einzelfallentscheidungen
Wir nutzen keine rein automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung.